PhilanthropyU

ssanders

Provide guidelines and policies for budgeting purposes.

ssanders

In our organization, the program manager will need the budget to see how much funds are available to them throughout the year.

ssanders

In this situation, we can all management refer to policies when creating budgets to ensure all programs are allocated fair amount of funds.

OtienoOmondi

There is a need of a specific guidelines which can be used by program managers for setting up their budget. The purpose is to improve uniformity and understanding

Enderasse

At its inception each program has policies, guidelines, budget formats and regulations which are set in line with program goals and objectives. In addition programs also set priorities. All this should be used to guide program managers in the budgeting process.

CTSHAM

Maria should set guideline and in place policy in drafting the budget. Those involve in drafting the budget shall be briefed on the policy and guideline before they start to do the estimation. It is good if there is a standard budget template for everybody to use on drafting their budget.

DA_23

Maria should give guidelines to program managers specifying the percentage increase or decrease for each activity.

YoriNovrianto

Maria should set up a policy/ guideline in writing the program budget. having these policy will help program manager plan the activities for their program

Nazan92

Maria should provide each program manager with salary increment, income/expenditure estimates, goals for every program and departments and contents and formats of the draft budget. then she asks them kindly to go and rewrite the budget with percentage increment/decrease in expenditure.
i will give them the above guidelines and asks them to redo/ make adjustment where necessary

AbdulBukhsh

If I was there on her place in the management. I will be prioritizing the departments as per there needs and operations effectiveness. I will not allow the department heads to make budget estimates freely. I will with my finance managers work on drafts and set the limits. If any policy or limit needs some modifications, I would be asking the department heads to come up with the logical reason.

AbdulBukhsh

The top management should make policies instead of guidelines.

AvogadroDA

Maria should provide guidelines ,policies and rules that would help the program managers of the kind of budget estimated the organisation require. This would further integrate guidelines for salary increment, about two or three drafts with the same, slightly higher and slightly lower total budget estimates.
These guidelines would help them to prepare an accepted and clearer budget

Eva-Henrich

Maria could have a team look into possible costs increases in the area and then set a strategic goal for each program and create financial guidelines with clear instructions on salary increases and the rate of inflation to use for all drafts. MAria could also set a limit to the amount of expenditures based on last year's budget with a specific increment.

HarizDanial

Maria should sit and discuss together with the team just to have proper and standardize guidelines and policies. Only with that, her organisation budget planning will be in good place.

MARYS

There should be timely meetings to discuss the budget issue: policies and guidelines for the organization to adopt a united approach with better standards. Template updates must exist.

Osfabcas

They need to set guidelines for expenditures and incomes also to be clear and especific about the numbers that they use on it.
also I think 3 tempts to draft the budget will be okay so they can have a better idea about what they are asking for

marcussafeabrima

In such issue of Maria,she have to Obstimestic by how she to deal with situation of it appropriate cost, how to estimate the percentage for it due supeciously for the low cost she intended to adjust with her program managers despite it be inflating expenditure of have a large budget.
Because Maria may Aims is to have a fair budget allocation that to make her policy to be as exact which should be effect the Budgeting when it come for it adjustment of the budget percentage toof the budget with her program managers.

marcussafeabrima

In such issue of Maria,she have to Obstimestic by how she to deal with situation of it appropriate cost, how to estimate the percentage for it due supeciously for the low cost she intended to adjust with her program managers despite it be inflating expenditure of have a large budget.
Because Maria may Aims is to have a fair budget allocation that to make her policy to be as exact which should be effect the Budgeting when it come for it adjustment of the budget percentage toof the budget with her program managers.

SabineB

I think that there should always be some quotations backing up the expenditure costs and a short explanation of the costs

mariaujah

There most be policies and guide line put in place before commencement of any budget or operation with in the system. She should give each team equal percentage and amount to plan with.

edgmenezes

To avoid inefficiencies and misunderstanding in much of the formal budgeting process, a few well-written and explained policies could help. A team needs good guidelines for increases and the organization should carefully consider what types of raises it will award this year. For instance, how the inflation and goals for programs departments will apply. There are always certain targets that each department should seek to meet but at a certain cost level. Is crucial to define what format and contents should be inclusive and if expectation to list expenditures and income. Many versions of the budget is not a good result. Whichever policies the organization decide on, they should have been documented in clear simple language.

Maureenbeauttah

To avoid these inflations, I think the Director should come up with guidelines and policies that each one of the program staff should use. An incremental budget can also be used to avoid these misunderstanding. She too as the head can sit down with the Finance manager and discuss the budget using the previous method.

Maureenbeauttah

To avoid these inflations, I think clear policies and guidelines should be used. An incremental budget should also be used as only the previous budget will be slightly changed. She can also sit with the finance manager to come up with the budget using the incremental one

Fgithae

As Maria, I would commission a market survey on unit prices. This way, both Paolo and Francisca will have the same source of information thus making their budgets more aligned.

Myriam_Tapia

I believe that setting a limit policy is the step to take, for both. On one hand we need Paolo to understand that things may not be as cheap as they seem, so, with that same intention have him do a full research and have him include this report and construct his budget around the previous research. With Francisca, set a limit for the income that will be offered to her department, and even lowering it down, that way she can sort out her priorities and have her see what she's in true need of and have her turn in two different drafts.

Planka

Maria in collaboration with the top management should set guidelines in order to give program manager frameworks within which to develop their budgets, with allocated funds for all programs

Habt

i agree with that!

emmaadiele

She should implement zero based budgeting whereby everyone comes onboard and start planning from the scratch till they reach the top.

Kasmahn

Maria needs a policy that guides the budgeting process. What the expenditure should be for each program manager. Ideally a formal training would do for all program managers to align them to the policy, strategic and financial guidelines of he organization that they need to follow as they draft budgets for their programs.

newtondzomba23

they is need to have rules and polices .

winnermann

Policies are governance documents. Governance over budgeting activity is necessary to ensure transparency and accountability.
Maria should prepare written policies that will guide the update of the income and expenditure estimates in the budget. In addition, expenditure caps can be set to eliminate budget slags. The policies should be discussed with the program managers to ascertain that they understand the expectations. In addition to the policies, a template will be designed for use by each program which make comparison of similar line items in the different budgets easy.

SMNazmulKabir

If you have a small team running a top-down process, you can probably make due with very few official policies. Four or five managers meeting in person can work together smoothly without much of a formal process.

As your organization grows, however, you will find that the potential for inefficiencies and misunderstanding grows as well. This can be particularly difficult if you are using a bottom-up budgeting method that involves many stakeholders.

Let’s imagine a scenario at a mid-sized organization using a bottom-up budgeting method:

The finance director asks each of the three program managers to produce a draft budget for their program. One month later, they submit their drafts.

The manager of the professional development program has taken an incremental approach. She used the exact same template as last year, updating the line items where costs have changed.

The manager of the health program, on the other hand, saw this as an opportunity to pitch a bold new vision. Her budget includes line items for hiring a new M&E manager, renovations to the mobile clinic, and consultations with a healthcare design firm. She proposes paying for these new expenditures with a large grant which has not even been applied to yet.

No one is quite sure what the manager of the advocacy program has proposed because, unlike her two colleagues, she has not used an income-expenditure budget template. Her annual program budget is written as a three-page narrative.

If you were the finance manager of the organization above, how would you respond? Would you be able to integrate these three program budgets into a single coherent organizational budget? Or would you ask your program managers to revise their budgets and submit them again a month later?

A few well-written and explained policies could have helped this manager avoid these issues.

Here are a few areas that you may consider writing policies for:

Guidelines for salary increases
As mentioned in module 3, salaries typically make up the largest part of any budget. So, your team should carefully consider what types of raises it will award this year.

Updating income/expenditures estimates
If your organization is using an incremental budgeting strategy, this year’s budget will be built on last year's. How would you like your team to update their income and expenditures estimates? Will you expect managers to apply a general rate of inflation to all of their expenditures? To get new quotes from vendors?

Income and expenditures goals for programs and departments
Are there certain targets that each department should seek to meet? For example, would you like to cap expenditures at a certain level?

Contents and format of the draft budgets
What type of information should each person include in their draft budgets? Do you, like MHT, only expect program managers to list expenditures? Or would you like both expenditures and income recorded? If so, should likely income be included, or only income that is confirmed? Is there a specific format that needs to be used with your accounting system? We will discuss these questions more on the next page, where we will explore templates and instructional materials.

Number of draft budgets
How many drafts of the program budgets do you expect to receive? Some organizations ask each program to present more than one version of their budget. This gives the management team a better idea of the range of choices. For example, you might ask each team to produce a budget draft with the same total expenditures as last year, a draft that has a 5% cut in expenditures, and a draft that has 5% greater expenditures.

Whichever policies you decide on, make sure that they are documented in clear simple language. Include the full set of policies in the package of materials that you provide your team during the budgeting kick-off meeting.

Erdachew

In the first place, there should be a policy, directive or procedure related to budget preparation, that every manager should adhere to and use it as guideline. Every manager must pursue this guideline for preparing the draft.

Mr_Ramaa

hallooooo

Njeri9

Maria should provide clear policy guidelines and budget content and formats that would standardize the budgeting process.And have income and expenditure goals for programs.

FahmiKurniawan

Maria has observed that the program managers on her team provide very different types of cost estimates. Paolo, she has observed, provides cost estimates that strike her as suspiciously low

Oyoodaktari

I will provide a guideline that all program mangers within the organization giving their budget must use an incremental budgeting strategy. In addition, all cost estimates for the current budget being drafted this year will be built on last year's. I will expect all the program managers to apply a general rate of inflation to all of their expenditures

Juma_2021

The program manager should follow both strategic guidelines and financial guidelines set out by the management team. According to me, I would review the budget to ensure that the set guidelines are adhered to.

skytishpindiga

With a calendar, a set of tasks and a set of roles and responsibilities in hand, you are almost ready to start creating an annual operating budget. However, unless you are using a completely bottom-up method, you will probably need to produce a few common tools, policies and templates before you ask your team to get started.

Common tools, templates and policies ensure that everyone understands the rules, parameters and expectations of the budgeting process. They ensure that every team member’s work uses the same format and terminology. This makes processes more efficient

skytishpindiga

It is important that Maria shares financial guidelines (including an inflation rate) and provide specific feedback to programme budget, while making sure that the managers understand both, the guidelines and the feedback. This is particularly relevant to avoid having several drafts on the same programme budgets

fideliskika

From the scenario above, the organization does not have a clear policy to guide the program team in preparing a draft budget. Going forward, the management team need to design a policy guideline for the organization to guide various departments during budget preparation process.

cmariazitta

the problem in this situation is improper guidelines on the budgeting process. the managers where asked to build a budget without being given the right policies and guidelines on the expenditure patterns expected from each project manager. first thing to do is to have an in depth orientation on expectations of budgeting information, calculations and patterns of drafts of expenditure, including a cohesive attachment of similar expenses as solicited form vendors. this will solve the dissonance present in the presented budget, because the managers understand what to include.

Temesgente

I use the policy to allocate budget for each program . Moreover, I tried to set activity according to the priority area.

Taver

Yes, there is a policy / process to follow that will serve as a guideline that Maria can use to deal with the issue.
If I am in her position, I will provide the program Managers with all the necessary budgeting material (i.e common tools, policies and templates) that will serve as a guideline for the operating budget process. For example, if they are using an incremental budgeting strategy, this year’s budget will be built on last year’s. I might ask each Program manager to produce a budget draft with the same total expenditures as last year, a draft that has a 5% cut in expenditures, and a draft that has 5% greater expenditures. I will properly explain and break down the policies guiding the budget preparation to them.

MaggieO

Maria should issue these departments with income and expenditure goals. She should also accomodate the fact that different departments have different needs and through this, equity of distribution of resources will be achieved.

lizzardoedy

It is good to have policies in place which are aligned with the program objectives to act as a guide for the program staff. Maria and the finance manager should provide guidelines for all the program staff, an even percentage in all the necessary expenditures and incomes as well, properly explained and with the guiding polices of budget preparation.

TABASSUM-2020

First of all maria can express their opinion about cost estimates in order to draft budget accurately and second there should policy and process that she deal with that and in all type of budget employee have right of involvement.

Onwi

Very perfect for an answer

Gceby

There are policies and guideline to be followed during the budget drafting which guide every department to like salary raise percentage, guidelines estimated cost and income ,capital expenditure and cost increase for supplies .

QueenJatto

Maria should create a cost benchmark to which expenditures are expected to lie so as to reduce the divergence that may occur

Gceby

There are policies and guideline to be followed during the budget drafting which guide every department to like salary raise percentage, guidelines estimated cost and income ,capital expenditure and cost increase for supplies .

Ilene

She should set clear guidelines for income/expenditure increases that should be shared before the teams start working on the budgets.

chadsrader

use fair practice budgeting

Omere

The Financial team with the permission of the Board should draw out financial guidelines. With this guidelines, there would be a set order for income / expenditures and also cap expenditures at a certain level. Both program managers should follow the guidelines strictly.

AmbNurAhmed

Yes i do agree with you to know the policies to maintain to prepare and follow up the budget

AmbNurAhmed

Strongly agree with you

AmbNurAhmed

Organization should strictly follow the policy. This course should contain the policies preparation module

JibuKashengula

It worth mentioning that policies, guidelines, budget formats and regulations set in line with program goals and objectives; all depends on the organization. In addition programs also set priorities. All this should be used to guide program managers in the budgeting process.

Odude

Maria should ensure that they have policies and guidelines in place which are aligned with the program objectives to act as a guidance to the staff to avoid such confusions.

Odude

Maria should ensure that they have policies and guidelines in place which are aligned with the program objectives to act as a guidance to the staff to avoid such confusions.

Shirar

Maria and other members of budget committee would have to set a guideline of the budget preparation which program managers can follow. For this guideline Maria could check the uniformity of budget preparation. The guidelines could be to set a rule the format of budget preparation, rules for salary increases, inflation application and capital expenditure limitations

anareynoso21

This is why policies and guidelines are so important. It gives clarity and make processes equal, transparent and clear for all team members. I also helps program managers have a starting point, a defined objective on how to approach their budgeting plan (for example, if the finance team tells them they need to cut expenditures 5% they already have a goal set).

mwebesaabias

At the beginning of the program , the senior management team should provide the policies and guidelines pertaining the organization highlighting different types of cost estimates, the income and expenditure, the budget projections , organizational goals , the salary guidelines , budget format and others.

shinukjoy

There is a need of a specific guidelines which can be used by program managers for setting up their budget. The purpose is to improve uniformity and understanding.

Monetary

Maria should use either inflation and call vendors to get an estimate of costs (whichever is appropriate) in order to make sure that resources are shared fairly among both programs.

thankful

I would give specific information in writing on the guidelines for completing the budget. This would give each department the same procedures for submitting their final budgets. In addition, I would have a workshop to discuss on how to submit the income and expenditures in the template. Therefore, by completing this process, this would eliminate any confusion and keep everyone on the same accord.

Otieno_29

Maria should set a specific range for the budget estimate. So that both of program managers focus their estimates on that range.

fokushabaprossy

Maria has observed the program mananger on her team provider very defferent type of cost estimates Poolo she has observed provides cost estimates that strike her as suspiclously low

KabuloPro

It is confusing and time consuming but some of the things do happen because of lack of knowledge. if Maria had a chance to learn what we are learning here it should be much easier to her beacause she could understand the goodness of providing guidelines to program managers when drafting budgets. so all these discrepancies is because there are no guidelines in place to allow the managers to know their limitations/opportunities and what is expected from them and as the result every manager does what pleases them.

fokushabaprossy

Maria has observed the program mananger on her team provider very defferent type of cost estimates Poolo she has observed provides cost estimates that strike her as suspiclously low

MercedesMultipolar

you could set a goal for each program and make clear guidelines for salary and cost updates

awungnkezeelvis

This is the best method because it will give me a better idea of the range of choices. I will review all the choices and documents on the impact and select the cost estimate with the best impact.

debbypeters27812

The management are suppose to give guidelines to all the department or team so they would follow the guidelines when drafting the budgets. And on the other hand Francesca should have use the income and expenditure goals for programmes and department ,because there are certain targets that each department should seek. If I am Maria, Francesca would have to draft another budget for her department.

Chan_El

She should set guidelines and policies on income and expenditures update for the team of program managers to consider it.

damotg

I would stick on there Income-expenditure goal to revise there cost estimate. Hopefully, will help to optimize the difference in cost estimation, as there would be a discussion on the budget frame work.
Of Course there is policy which given rise to guiding rules to estimate costs and record appropriately as follows

★Updating income/expenditures estimates
★Income and expenditures goals for programs and departments
★Contents and format of the draft budgets

Akpoesiri

Maria should, or if I am in her position, guide the program managers in the budgeting process…

Ensure they understand their programs in details
Set out the policies and guidelines
Using an incremental budgeting, will provide them with an even percentage for all the income and expenditures that necessarily needed to be increased using the previous year’s budget
There will be prior meetings to discuss all of the above in order to arrive at and adopt a standard unified approach and budget

IGKamara

Maria and her team must have had guidelines policies, budgetary format which they must have followed from the onset and all of which must also be in line with the program goals and aspirations. Because of these formalities, it obviously led to irregularities in inconsistency in the budget preparation by the different personnel in their departments.

Pacy1309

to handle the situation I would present the team with a clear set of guidelines
Salaries: consider increases and cut to balance budget
use incremental method: consider inflation, size of activities, and/or any activities that would add value to the program, or cut activities that were costly and less valuable to the organization
Income/expenditure: revise goals/targets and propose how they can be met.
format and content:I will be clear on type of info that I would like reflected on budget, I only would like to see fixed income reflected.
number of draft should be 2. one with the cut I suggested at the start and 1 without the cut.

MartinsA2021

There is a need of a specific guidelines which can be used by program managers for setting up their budget. The purpose is to improve uniformity and understanding.

gloriaripah

Clear guideline helps to perform the task more effectively and it helps to attain the standard of work.

patricknyuma72

Maria and her program team can have policies, regulations and measures on place to avoid or reduce such kind of issue from occuring since they can affect the overall processes of drafting the right and recommended format of their budget.
They should establish a number of draft budgets they can have before a final budget.
They also need to adopt a format and contents to always use.
Though updating of income and expenditures should be estimated on right projections and always review.

vini281

It is must to be provide a Policy, where define the income and expenditures areas policy.

AudreyT

There is need for financial guideline from Maria which includes the inflation rate rates so as to avoid the operating budgets to produce a deficit .

Kaymee

I will ask the budget draft to be redone with new costing guidelines. including rate of increments

Pastor77

The key, in my opinion, is a top-bottom budget, with a certain room for lower-level managers feedback.

Kashako

I should have a standard template in place for cost and income estimates. Equally I must have budget guidelines and issue budget ceilings in order to avoid over estimations. For sure you might find that based on the uniqueness other programs uniformity might not be applicable but at least one should be able to justify why he/she cannot comply with the set standards or guidelines. In conclusion, for a smooth budgeting process I must have a budget policies in place to serve as a guidance to the program managers in drafting their budgets.

Tuwei

I would have asked both program managers to outline the targets they intend to meet and provide their expenditure estimates. From the information I will be able to review and see if its realistic for the organization to allocate its resources for the budget.

KellyVates

Definately provide some guidelines for the program staff to assist in setting up a budget.

mmdewu

Yes, an expenditure bracket should be used to avoid the anomalies of under-budgeting and over-budgeting.

Christian_2021

Maria can address the problem by setting income and expenditure targets for all programmes in her organisation. In her place I would have adopted a single budgeting method such as incremental for updating the income/expenditure estimates of the different programmes.

tellypl02

Maria should draft the guidelines for salary increases, updating income and expense estimates, number of budget proposals, budget proposal content and format, and income and expense targets in order to present them to program managers in a meeting before budgeting begins.

arainfish

I agree, with policies and templates and conversation, responsible parties are invested and feel valued. Templates create clear expectations for information that is quick and easy to use so that staff are not over burdened.

arainfish

I agree completely. I would also add basic budget training for directors new to their roll that highlights the organizations guildlines and policy with a template or handout and provide an oporutnity for feedback or suggestion.

mukhtaralqubati65

Maria and the other members of the senior management team, especially the finance manager should provides guidelines for all the program staff, an even percentage in all the necessary expenditures and incomes should be provided for them, should properly explain and break down the policies guiding the budget preparation

mukhtaralqubati65

شعار Donorbox
دليل لإعداد الميزانية للمنظمات غير الربحية: احصل على الأساسيات الصحيحة (+ نموذج مجاني)
دليل لإعداد الميزانية للمنظمات غير الربحية: احصل على الأساسيات الصحيحة (+ نموذج مجاني)
راج 25 فبراير 2019
تكافح المنظمات غير الربحية باستمرار للحفاظ على عملياتها وتحسينها ، خاصة في ظل الاقتصاد المتقلب اليوم والعالم سريع التغير.

يجب أن تسعى المنظمات غير الربحية باستمرار لتحقيق الاستدامة ، وجزء أساسي من هذا المسعى هو وضع الميزانية المناسبة.

تعد الموازنة الجيدة للمنظمات غير الربحية أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح - والتي غالبًا ما تكون قد استنفدت مواردها وتمويلها المتقلب و / أو اعتمادها الشديد على مصادر تمويل محددة .

تسمح الميزانية التشغيلية غير الربحية المصاغة جيدًا بأفضل استخدام للموارد المحدودة غير الربحية وتركز على الأهداف والغايات الأساسية للمنظمة.

الميزانية غير الربحية
ما هي الميزانية غير الربحية؟
A الموازنة التشغيلية غير ربحية هي وثيقة المالية التي تقدم لمحة عامة عن كيف يمكن لمنظمة غير ربحية تخطط لإنفاق أموالها. كما أنه يقسم نفقات تشغيل المؤسسة غير الربحية والتكاليف الإجمالية. الميزانية التشغيلية غير الربحية هي في الأساس الانعكاس المالي لما تتوقع الأعمال غير الربحية تحقيقه على مدى 12 شهرًا (الميزانية السنوية)

إن عملية بناء ميزانية تشغيل غير ربحية هي في الأساس عملية تخطيط. بمجرد اعتمادها ، تصبح الميزانية التشغيلية أيضًا أداة أساسية للإدارة المالية تساعد في مراقبة العمليات الجارية والأنشطة التنظيمية على مدار العام. مع كل فترة إبلاغ ، تقارن المنظمة الأداء الفعلي مقابل خطتها.

الميزانية التشغيلية غير الربحية مقابل الميزانية الرأسمالية
تعكس ميزانية التشغيل غير الربحية (ذات النطاق الواسع) الأنشطة المالية المخطط لها للمؤسسة للعام المقبل ، وتوضح مقدار الإيرادات التي تتوقعها من أي مصادر ومقدار الإنفاق على العمليات. إنها أداة رئيسية في تحقيق الغرض المعلن للمؤسسة بفعالية وكفاءة ، ويجب أن تتوافق دائمًا مع الخطة الإستراتيجية للمؤسسة. يجب أن تتمحور ميزانية التشغيل حول الأهداف والغايات الأساسية للمنظمة.

قد تشمل الميزانية الرأسمالية المشاريع التي سيكون لها تأثيرات مستمرة على العمليات. (جمعية فرجينيا للمحاسبين القانونيين المعتمدين) يمكن أيضًا استخدام الميزانية الرأسمالية للبناء وغيرها من مشاريع الإنفاق الكبيرة لمرة واحدة والتي غالبًا ما تستغرق أكثر من سنة مالية لدفع ثمنها.

نصيحة احترافية: يجب أن يكون للمنظمات غير الربحية الأكبر حجمًا ميزانية لكل حدث رئيسي وكل قسم متميز.

أهمية وضع الميزانية للمنظمات غير الربحية
تعطي الميزانية هيكلًا ومضمونًا لخطط المنظمة غير الربحية. تقدم الميزانية بيانًا قويًا حول نوايا المنظمة وخططها لأنها تشير إلى ما تتوقع المنظمة غير الربحية معالجته في العام أو السنوات القادمة. وبنفس القدر من الأهمية ، فإنه يوفر طريقة لرصد التقدم. تلعب الميزانية أيضًا دورًا رئيسيًا في إجبار المنظمات على تحديد أولويات أنشطتها لتحديد تلك الأكثر أهمية للوفاء بمهمتها . الميزانية ، لذلك ، هي أداة ضرورية للمنظمات غير الربحية.

الميزانية الجيدة للمنظمات غير الربحية سوف:

تساعدك على التركيز على الأهداف الإستراتيجية قصيرة وطويلة المدى.
عادة ما ترتبط أنشطة المنظمة غير الربحية بتوافر التمويل وتوقيته. إذا لم تكن تخطط لميزانيتك بشكل استراتيجي ، فقد لا تتمكن منظمتك غير الربحية من تنفيذ مهمتها. تسمح الميزانية أيضًا للمؤسسات بتعيين حدود الإنفاق ، والحفاظ على التكاليف بما يتماشى مع الإيرادات ، والنمو باستخدام مواردها الحالية إلى الحد الأقصى.
اجعل أعضاء مجلس إدارتك سعداء.
لا مزيد من الاجتماعات الضائعة حيث يشعر الجميع بالارتباك ويتم قضاء ساعات في فهم الأمور المالية الخاصة بك. تتيح الميزانية الجيدة غير الربحية لأعضاء مجلس إدارتك فهم البرامج والمبادرات التي تعمل بشكل جيد وأيها لا تعمل بسهولة ، وتمنحك ملاحظات ودعمًا أفضل.
إبقاء المتبرعين على اطلاع.
يريد المانحون اليوم معرفة إلى أين تذهب أموالهم. إنهم يهتمون بالشفافية ويريدون التبرع بالمال بحكمة. هناك أيضًا مواقع ويب تصنف المنظمات غير الربحية المختلفة بناءً على مدى جودة استخدامها لأموالها. بمجرد حصولك على ميزانية كاملة ومحدثة ، يمكنك بعد ذلك تضمين بعض هذه المعلومات على موقع الويب الخاص بك أو في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بجمع التبرعات .

هذه ليست سوى بعض الفوائد العديدة التي تجلبها الميزانية الجيدة للمؤسسة.

الميزانية غير الربحية
الميزانية غير الربحية - دليل عملي للمنظمات غير الربحية (+ أفضل الممارسات)
ابدأ مبكرًا وصمم عملية
وضح السياق
لا تعمل على الافتراضات
إنه جهد جماعي
احصل على الكمية المناسبة من التفاصيل في
احصل على دخلك بشكل صحيح
اكتشف النفقات الخاصة بك
اجعل التدفق النقدي من أولوياتك
منفصل تشغيلي عن الميزانية الرأسمالية
لا تنس المساهمات غير النقدية
لا تعمل بميزانية محدودة
مراقبة الميزانية على مدار العام

ابدأ مبكرًا وصمم عملية
تستغرق الميزانية غير الربحية وقتًا ، خاصةً إذا كنت جديدًا عليها. امنح نفسك وقتًا كافيًا لجمع المعلومات والبيانات الضرورية ، والتفكير مليًا في عناصر الميزانية المختلفة ومناقشتها ، ووضعها على الورق (أو في Excel). لا تتعجل في عملية إعداد الميزانية.

ابدأ العمل على الميزانية قبل شهرين حتى يكون لديك الوقت الكافي للحصول على مدخلات من أصحاب المصلحة المعنيين ، وتقديم الميزانية إلى مجلس الإدارة والحصول على موافقتهم ، ثم تقديم الميزانية إلى الفريق بأكمله.

تأكد من أنك تحدد بوضوح الأدوار وعمليات صنع القرار التي ستؤدي إلى جمع المعلومات وتحليلها واتخاذ القرار الأكثر فاعلية. بالإضافة إلى ذلك ، حدد جدولًا زمنيًا يضمن الموافقة قبل نهاية السنة المالية.

يجب أن تصبح الميزانية بشكل مثالي جزءًا من الثقافة التنظيمية لمنظمتك غير الربحية ، وهو أمر يدركه الجميع ويساهمون فيه. قم بتمييز الأحداث في تقاويم كل شخص ، بحيث يصبح من السهل تكرار العملية كل عام.

وضح السياق
قبل البدء بما هو ، في الأساس ، عملية موجهة نحو المستقبل - وضح السياق الحالي. تقييم القرارات المالية وإدارة الموارد الحالية. قم بتقييم السلامة المالية الحالية من خلال تحليل توقعات نهاية العام الحالية ، والفروق الحالية في الميزانية ، وقوة الميزانية العمومية. بعد ذلك ، خذ بعض الوقت للتفكير والتعلم من النجاحات والفشل البرنامجي والمالي.

حدد الفرص والتهديدات والاتجاهات الناشئة التي من المحتمل أن تؤثر على أنشطتك (الداخلية والخارجية لمؤسستك). أخيرًا ، كن واضحًا وقم بتسمية الأهداف والقيم التنظيمية والأولويات التي تريد أن تنعكس في ميزانية هذا العام.

من المفيد أيضًا إلقاء نظرة على الاتجاهات المالية لبرامجك على مدار السنوات القليلة الماضية ، وتقييم ما إذا كان كل برنامج يغطي تكاليفه المباشرة ، أو يساهم في النفقات العامة.

حدد الغرض الرئيسي من ميزانيتك وفكر في الهيكل الذي سيدعم هذا الغرض على أفضل وجه. على سبيل المثال ، إذا كان الغرض الرئيسي من ميزانيتك هو الامتثال للممولين - فقد تكون هناك بعض العناصر التي تحتاج إلى تضمينها في ميزانيتك والتي لن تفعلها بخلاف ذلك.

لا تعمل على الافتراضات
بينما ستكون هناك حتمًا بعض الافتراضات في ميزانيتك ، حاول العمل بأرقام حقيقية قدر الإمكان. استخدم أرقام العام الماضي كنقطة انطلاق وقم بتضمين أي عروض أسعار من البائعين أو الشركاء.

إذا كنت تقوم بإنشاء ميزانية لأول مرة ، فقم بإنشاء قائمة معقولة قدر الإمكان بالنفقات. بعد ذلك ، قم بتقييم أفضل وأسوأ السيناريوهات الخاصة بك لتوليد التمويل.

نصيحة احترافية: عند تضمين الافتراضات في ميزانيتك ، قم بتدوينها في مستند منفصل. بهذه الطريقة ، عندما يسأل شخص ما عن رقم في الميزانية ، يمكنك شرحه بسهولة.

من المهم أيضًا لنجاح برامجك أن تكون تقديرات الإيرادات والمصروفات لديك واقعية. في حين أن هناك مساحة للأمل والأحلام بشكل عام في عالم المنظمات غير الربحية ، عندما يتعلق الأمر بالميزانية - لا يوجد. عند إدخال الأرقام الخاصة بإيراداتك ، تأكد من أنك تعرف بالضبط من أين ستأتي أموالك.

إنه جهد جماعي
قم بإشراك مجلس الإدارة وموظفيك والمتطوعين في وضع الميزانية. لا يساعد هذا في إنشاء ميزانية أكثر دقة وشمولية فحسب ، بل يضمن أيضًا المشاركة في جميع المجالات.

من المؤكد أن عملية وضع الميزانية الشاملة يمكن أن تكون صعبة وفوضوية وتتطلب قدرًا كبيرًا من النقاش. ومع ذلك ، فإن هذا النهج للميزنة يمثل فرصة عظيمة لجلب وتوحيد وجهات النظر المختلفة.

احصل على الكمية المناسبة من التفاصيل
قد يكون هذا الأمر خادعًا للحصول عليه بشكل صحيح ، لكن الممارسة تجعله مثاليًا. يجب أن يكون هناك سطور كافية في ميزانيتك لتوفير فهم شامل للوضع المالي. ومع ذلك ، يجب أن تكون الميزانية عالية المستوى بما يكفي حتى لا تكون مزدحمة ومربكة.

يجب أن تكون الميزانية أداة تدعم اتخاذ القرار السليم ، مما يسمح لقادة المنظمات غير الربحية باتخاذ قرارات جيدة بسرعة.

نصيحة للمحترفين: يحتوي كل نظام محاسبة على مخطط حسابات يصنف مصادر الإيرادات وأنواع النفقات التي تتكبدها. استخدم نفس الفئات في ميزانيتك لإنشاء تقارير مالية بسهولة للممولين وغيرهم.

نموذج الميزانية غير الربحية

احصل على دخلك الصحيح
يمكن أن تكون الإيرادات من أصعب الأجزاء في تطوير الميزانية - ببساطة لأنه من الصعب التنبؤ بها أكثر من النفقات.

نظّم دخل الهدايا الخيرية حسب المصدر ، على سبيل المثال ، الأفراد والمؤسسات والشركات وصافي الأحداث الخاصة وأي مصادر دخل أخرى قد تكون ذات صلة بمنظمتك غير الربحية. يقترح صندوق التمويل غير الربحي تصنيف إيراداتك المتوقعة ، باستخدام الأحرف A و B و C و D للتمييز بين المستويات المختلفة للمخاطر لكل مصدر دخل (على سبيل المثال "A" للأكثر موثوقية ، و "B" أقل ، وهكذا ، ثم تعيين نسبة مئوية تشير إلى احتمالية تلقي تلك المنحة في السنة المالية التالية لكل منحة. يمكنك بعد ذلك استخدام هذه الأرقام في ميزانيتك (على سبيل المثال ، إذا خصصت فرصة بنسبة 50٪ لمنحة قدرها 10000 دولار أمريكي) - استخدام 5000 دولار في ميزانيتك).

عند تقدير دخل جمع التبرعات ، لا تنس النظر في الاتجاهات المتعددة السنوات في جمع التبرعات لمؤسستك. قم بإزالة أي هدايا تعتقد أنه من غير المحتمل تكرارها. بعد ذلك ، قم بتقدير الزيادات المحتملة في الهبة لكل متبرع ، بناءً على جودة العلاقات. لا تنسى تتبع الأموال المقيدة وغير المقيدة ، وكيف تنفقها. على سبيل المثال ، إذا أخبرت المتبرعين بأن جميع التبرعات ستذهب مباشرة إلى نفقات البرنامج ، فهذه أموال مقيدة تحتاج إلى استخدامها حصريًا لدعم البرامج.

قبل تسجيل الأرقام ، تحدث إلى جميع المؤسسات المانحة والشركات لتحديد احتمالية تكرار هداياهم.

معرفة النفقات الخاصة بك
ضع قائمة بالمصروفات في الفئات رفيعة المستوى للموظفين والمقاولين والإشغال ونفقات الدعم (التي تشمل جميع نفقات البرامج والتشغيل الأخرى).

ضع في اعتبارك فصل نفقات الموظفين لأنها عادة ما تتألف من 60٪ إلى 90٪ من ميزانية المنظمة.

جرب وفرّق بين البرنامج والمصروفات الأخرى. يحب المانحون والشركاء معرفة عدد الدولارات التي يتم إنفاقها على مهمة المنظمة غير الربحية مقابل تنفيذ المهمة.

ضع في اعتبارك الفرق بين التكاليف الثابتة والمتغيرة عند تتبع النفقات. تظل التكاليف الثابتة ثابتة. وهي تشمل بنودًا مثل الإيجار وسداد القروض والتأمين. ترتبط التكاليف المتغيرة ارتباطًا مباشرًا بالأحداث ، حيث تتزايد أو تتناقص وتتغير مع كل موقف. نظرًا لأن لديك بعض السيطرة على هذه النفقات ، فهذا هو المكان الذي سيحدث فيه الكثير من عمليات صنع القرار.

نصيحة للمحترفين رقم 1: قم بتضمين صيغة تطرح المصروفات من الإيرادات ، حتى إذا كان الحساب يشير إلى ميزانية التعادل.

نصيحة للمحترفين رقم 2: استخدم حاسبة الإيجار لحساب التكاليف الثابتة على الإيجار للحصول على ميزانية تقريبية.

اجعل التدفق النقدي من أولوياتك
واحدة من أهم الأدوات للمنظمات غير الربحية هي توقع التدفق النقدي. هذه هي ميزانية الإيرادات المتلقاة والمصروفات المدفوعة ، مقسمة شهريًا لضمان توفر النقد عند الحاجة.

أنت بحاجة إلى معرفة كيفية التدفقات النقدية لمنظمتك غير الربحية وماذا تفعل إذا لم يتدفق النقد. إذا كانت المنظمة تتوقع جميع نفقاتها في الأشهر الثلاثة الأولى من العام وجميع إيراداتها في الأشهر الثلاثة الأخيرة من العام ، فلن تتمكن المنظمة من دفع النفقات ما لم تكن قد جمعت فائضًا نقديًا كبيرًا. خطط لتدفقاتك النقدية بالإضافة إلى إيراداتك ونفقاتك. (جمعية فرجينيا للمحاسبين القانونيين).

يجب أن يكون لأعضاء مجلس الإدارة دور مباشر في تطوير توقعات التدفق النقدي ، والاتفاق على الافتراضات التي يجب استخدامها ، ومراجعة التوقعات بعناية.

منفصلة التشغيلية عن الميزانية الرأسمالية
إذا كان لديك مشروع خاص في الاعتبار ، فقم بإنشاء ميزانية منفصلة له. اجعل ميزانيتك الرئيسية / التشغيلية مركزة على العمليات. على سبيل المثال ، إذا كان لديك في خطتك لشراء أجهزة كمبيوتر جديدة لموظفيك أو لإنشاء موقع ويب جديد ، فقم بإنشاء ميزانية منفصلة لتلك المشاريع.

من المحتمل ألا يتم تسليم هذه المشاريع كل عام ، لذا فإن فصل ميزانيتك التشغيلية عن ميزانيتك الرأسمالية هو أفضل طريقة للمضي قدمًا.

لا تنس المساهمات غير النقدية
عند وضع الميزانية ، ترتكب المنظمات غير الربحية أحيانًا خطأ نسيان حساب التبرعات العينية أو ساعات التطوع. ويمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا.

يجب وضع المساهمات العينية للسلع أو الخدمات (المصاريف والتكاليف "المجانية") في الميزانية بالقيمة السوقية العادلة (FMV) للنموذج الجديد 990. ويمكن أن تشمل هذه النفقات والتكاليف بنودًا مثل الحيز المكتبي ، والمرافق ، ومواقف السيارات ، والأمن ، ساعات عمل الموظفين وأجهزة الكمبيوتر والعناصر الأخرى المقدمة من قبل المتبرعين أو أحد الوالدين غير الربحي. (جمعية فرجينيا للمحاسبين القانونيين).

على سبيل المثال ، تبلغ قيمة ساعة المتطوعين 24.69 دولارًا. إذا كان لديك 50 متطوعًا يساهم كل منهم 15 ساعة شهريًا ، فهذا يعني أن 18،517.5 دولارًا أمريكيًا في الشهر كان من الممكن أن تكون مصاريف. قم بتضمين هذا المبلغ كعائد وبند مصروفات بحيث يلغي كل منهما الآخر.

لا تعمل بميزانية صغيرة
يبدو أن العديد من المنظمات غير الربحية لا تعمل فقط بميزانيات صغيرة ولكنها فخورة بها أيضًا. قد يتردد بعض قادة المنظمات غير الربحية في إظهار فائض في كتبهم ، خوفًا من تصور أنهم لا يستخدمون مواردهم بشكل جيد.

ولكن ، هناك مكان في عالم المنظمات غير الربحية للفائض في الميزانيات أيضًا. الاحتياطيات ضرورية لاستدامة المنظمة على المدى الطويل. يمكن أن تعني الفرق بين النجاة من رقعة خشنة والإجبار على الإغلاق. يمكن أن يساعد الحصول على نقود إضافية في استقرار منظمتك غير الربحية وامتصاص التأخير غير المتوقع في تلقي الأموال أو النقص في الإيرادات لحدث خاص أو النفقات غير المدرجة في الميزانية.

تسمح لك الموازنة للفائض بدعم الابتكارات المستقبلية والاستثمار في موظفيك. الهدف هو تجنب "دورة المجاعة غير الربحية" المتمثلة في عدم امتلاك ما يكفي من الموارد لاستثمار الموارد في البنية التحتية ، أو وجود نفقات عامة "ضئيلة للغاية" لإدارة المنظمة بشكل فعال. ( www.aafcpa.com )

يجب أن يكون الفائض السنوي غير المقيد كافياً للوفاء بالتزامات الديون واستهلاك الأموال والإضافة إلى احتياطيات التشغيل. توصي AAFCPAs بفائض ميزانية التشغيل بنسبة 3-5 ٪ كل عام ، و 4-6 أشهر من النفقات في احتياطيات التشغيل الخاصة بك.

مراقبة الميزانية على مدار العام
كثيرا ما يتم اقتراح الميزانيات ومناقشتها وقبولها ونسيانها. بمجرد حصولك على ميزانيتك ، قارن الأرقام المتوقعة بالأرقام الفعلية كل شهر من أجل البحث عن الاختلافات وتحديد سبب حدوثها. عندما لا تتماشى مؤسستك مع الميزانية ، يجب أن تنظر في "السبب" والعوامل التي يمكنك التحكم فيها أو تغييرها. هذا هو المكان الذي تصبح فيه الميزانية أداة إدارة وعمليات فعالة لمؤسستك. وهذا يسمح بإلقاء نظرة عامة أفضل ، ومعالجة أسرع لأي مشاكل محتملة ، وإدارة أكثر ذكاءً للموظفين والمتطوعين ، وعملية صنع القرار اليومية أكثر استنارة.

على سبيل المثال ، بناءً على هذه المراجعة ، يمكنك تحديد المشاريع التي تحتاج إلى تحديث والمجالات / الأقسام التي تحتاج إلى تطوير أفكار جديدة لمؤسستك للوصول إلى أهدافها والمضي قدمًا في مهمتها.

يعتبر التواصل الجيد بين إدارات البرنامج والشؤون المالية والتطوير ومجلس الإدارة عاملاً أساسيًا في مراقبة الميزانية خلال العام.

الميزانية غير الربحية
نموذج مجاني للميزانية غير الربحية
لمساعدتك على البدء ، أنشأنا نموذجًا أساسيًا للميزانية غير الربحية. سيعمل كإطار عمل بغض النظر عن مجال تركيز منظمتك غير الربحية. انقر هنا للوصول إلى المستند.

في Donorbox ، نسعى جاهدين لجعل تجربتك غير الربحية مثمرة قدر الإمكان ، سواء من خلال نظام التبرع عبر الإنترنت أو من خلال الموارد الموجودة على مدونتنا غير الربحية .

إذا كنت تبحث عن قوالب مميزة؟ تصفح قوالب الميزانية الجاهزة للمنظمات غير الربحية على Template.net.

استنتاج
بدون ميزانية سنوية غير ربحية ، فأنت تعمل بشكل أساسي في الظلام ، ويمكن أن تفرط في الإنفاق بسهولة ، وتنتهي بالديون أو أسوأ من ذلك ، وغير قادر على الاستمرار في خدمة المستفيدين.

المبادئ التي شاركناها في هذا الدليل هي أساسيات وضع الميزانية السليمة للمنظمات غير الربحية.

قيادة منظمة غير ربحية هي عمل متوازن مستمر. يوازن المحترفون غير الربحيون باستمرار الاحتياجات والمتطلبات الحالية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين ، والأولويات قصيرة المدى ، والرؤية طويلة المدى.

لذلك ، القيادة المالية هي المفتاح. يساعد المهنيين غير الربحيين على التكيف مع متطلبات البيئة المتغيرة والحفاظ على التوازن المطلوب لتأثير المهمة والصحة المالية المستدامة.

راج
يترأس رافيراج فريق المبيعات والتسويق في Donorbox. ساعدت قدراته في اختراق النمو شركة Donorbox على تعزيز جهود جمع التبرعات لآلاف المنظمات غير الربحية.

مصنف تحت: نصائح ، موارد غير ربحية
الموسومة ب: غير ربحية
انضم إلى الحركة غير الربحية

اسم*
بريد الالكتروني*
احصل على نصائح غير ربحية
تلقي تحديثات البريد الإلكتروني المجانية الخاصة بنا للحصول على نصائح وموارد وعروض مجانية للمنظمات غير الربحية يتم إرسالها مباشرة إلى صندوق الوارد الخاص بك.
أعلى المشاركات
أفضل ممارسات نموذج التبرع 12 لإلهامك في عملية جمع التبرعات عبر الإنترنت
كيفية إعداد صفحة تبرع غير ربحية (دليل من 7 خطوات مع أمثلة)
100+ أفضل أفكار لجمع التبرعات للجميع (سريعة وفريدة من نوعها وسهلة) في عام 2021
كيفية اختيار أفضل برامج إدارة المانحين غير الربحية
كيف تبدأ منظمة غير ربحية [دليل 10 خطوات] | Donorbox
انضم إلينا في خدمة العالم غير الربحي!
دليل الشركاء
تواصل اجتماعي
ندوة عبر الإنترنت
موقع YouTube
تدوين صوتي
أدخل البريد الإلكتروني *
يشترك
معلومة
اتصل بنا
مدونة
شبكات غير ربحية
شركاء
يتبرع
التعليمات
شروط
خصوصية
الإفصاح المسؤول
استخدم حالات
جمع التبرعات السياسية
جمع التبرعات الطبية
جمع التبرعات للمنظمات غير الربحية
جمع التبرعات للمدارس
جمع التبرعات الخيرية
التكامل
البرنامج المساعد للتبرع في ووردبريس
استمارة التبرع من Squarespace
نموذج التبرع من Wix
تطبيق Weebly للتبرع
تطبيق Webflow Donation
تبرع جملة
API Doc + Zapier
شعار يوتيوب
ينكدين الشعار
تويتر الشعار
الفيسبوك شعار
إنجليزي
تم التحقق من شريك Stripe
© 2021 Rebel Idealist LLC
بينتيريستموقع التواصل الاجتماعي الفيسبوكتويتربريد الالكترونيانشر

mukhtaralqubati65